10 lois pour être un meilleur manager

Le management et la gestion de projet, c’est tout un art ! Au-delà du simple fait qu’il faut avoir des compétences précises et pointues dans le secteur dans lequel on travaille, manager exige des qualités comme le leadership, l’écoute, l’organisation, la communication, le contrôle, la motivation, la gestion, la prise de risque et de décision, l’exemplarité, la gestion des émotions, etc. Cela forme un ensemble de principes et de valeurs qui sont intrinsèques à chaque personne. Tout le monde ne peut et ne pourra manager. Tout le monde n’est pas né leader. Tout le monde n’est pas né diplomate. Et personne ne peut prétendre avoir toutes les qualités. Si vous êtes faible quelque part, vous excellerez sans doute ailleurs. Pour être un bon manager et gestionnaire de projet, vous vous devez de connaître vos faiblesses et vos forces et de travailler dessus. Les 10 lois que nous vous présentons ci-dessous apporteront de l’envergure à votre stature pour vous améliorer au quotidien.

1. La loi de Pareto (ou du principe 80/20)

Facteur clé dans la gestion de projet et du temps, la loi de Pareto ne s’applique pas qu’au secteur informatique. Ce phénomène empirique prédit notamment qu’environ 20% des efforts produiront 80% des résultats. Autrement dit, il est impératif que vous concentriez vos équipes sur les choses les plus importantes. Dès lors que les principaux objectifs seront atteints, le reste à produire sera très gourmand en temps pour un bénéfice quasi nulle. De même, s’il vous arrive d’améliorer et/ou de mettre à jour vos procédures et/ou systèmes mais que cela n’impacte sur rien (machines, hommes), alors abstenez-vous. Autres variantes : 80% des ventes sont produites par 20% des produits ; 80% des plaintes proviennent de 20% des clients ; 80% du CA est amené par 20% des clients, etc.

2. La loi de Parkinson (ou de l’organisation du travail)

La loi de Parkinson énonce que le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. Expliquée autrement, quand bien même un collaborateur disposerait d’un temps considérable pour effectuer une tâche, il aura tendance à consommer tout le temps imparti. Dans la gestion de vos projets, il est donc primordial de bien veiller à votre calcul du temps. Une tâche avec un délais trop court provoquera un énorme stress sur vos équipes, à l’inverse, une tâche avec un délais trop généreux provoquera ralentissements et procrastinations. Pour vous parer facilement de cette loi, essayez l’approche AGILE : éclatez vos projets en petits blocs et créez de petits groupes de travail ! Vos équipes auront l’impression d’avancer plus vite (sentiment d’accomplissement personnel) et vous jouirez d’un meilleur suivi au quotidien.

3. La loi de Murphy (ou de l’emmerdement maximum)

La loi de Murphy s’articule autour de l’adage : “Tout ce qui est susceptible de mal tourner tournera nécessairement mal”. Une variante plus détaillée stipule également que “S’il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu’au moins l’une de ces façons peut entraîner une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu’un quelque part pour emprunter cette voie.”

Il existe 2 manières de comprendre cette loi. Premièrement, par son aspect pessimiste : elle vous explique que quoi qu’il se passe, ça finira toujours mal et que rien, ni personne, ne pourra jamais rien y faire. Le pire est toujours certain et vous ne sauriez vous en émanciper. Qu’à cela ne tienne, dès lors, mieux vaut la prendre par son autre versant, à savoir comme une règle de conception et donc d’anticipation des événements potentiels que vous ne sauriez éviter : planifiez-vous des marges de temps supplémentaires allant de 30% du temps total estimé de votre projet, à 50% de temps supplémentaire s’il s’agit d’une nouvelle tâche voire même 70% pour un projet disposant de beaucoup trop d’inconnues.

4. La loi de Carlson (ou de la productivité au travail)

Cette loi vous indique qu’“Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois”. Les nuisances et dérangements intempestifs sont une plaie à la productivité. À chaque fois qu’on vous dérange dans votre travail, il faut compter entre 3 et 5 minutes pour que vous retourniez pleinement là où vous en étiez. Autre information capitale, cette loi rappelle qu’il faut se forcer à ne pas regarder son téléphone ou vérifier sans arrêt ses e-mails. Créez-vous une bulle, fermez la porte et dérangez le moins possible vos collègues.

5. La loi de Laborit (ou du moindre effort)

Parce qu’on a tous tendance à remettre à plus tard les tâches compliquées ou rébarbatives, commencez ou faites commencer les journées de travail de votre équipe par le plus dur. Si à première vue l’Homme semble paresseux, il n’en est rien : nous recherchons tous, avant tout, le plaisir et nous combattons tous l’ennui ou la douleur. C’est pourquoi, nous érigeons en principe la recherche de la satisfaction immédiate, celle qui en peu de temps nous rendra heureux. Ce faisant, nous écartons et remettons à plus tard les tâches peu enclines à nous satisfaire dans l’instant présent. En s’obligeant à les faire en premier, en organisant sa journée du plus difficile au plus facile, on utilise alors sa concentration des premières heures pour un travail qui ne nous motive pas mais qui est nécessaire, puis, à mesure que la journée s’amorce et que notre concentration décline, cette dernière reste stimulée par des tâches gratifiantes.

À cette loi s’ajoute celle de Swoboda–Fliess-Teltscher ou Biorythme, qui vous explique qu’une entreprise connaît des rythmes de vie liés à la saisonnalité de ses activités, des congés scolaires, des fêtes et jours fériés, d’impératifs fiscaux ou budgétaires, etc. Il est important que vous soyez conscient des rythmes biologiques de votre équipe et que cela soit en lien avec ce que vous leur demandez. Cela leur permettra d’avoir une meilleure concentration et un meilleur rendement. Par exemple, ayez conscience que durant les périodes estivales et les départs en vacances, les charges de travail sont souvent supérieures. Il convient d’aménager différemment les heures et la répartition des tâches.

6. La loi d’Illich (ou quand la pause s’impose)

Ne croyez pas qu’en prenant des pauses, vous travaillerez moins. C’est tout l’inverse. Cette loi vous explique plusieurs choses sur l’organisation du temps au travail. D’abord, que sauter la pause déjeuner pour travailler plus est un non-sens. Au-delà de 45 minutes de travail, la productivité serait en chute libre. Au contraire, pour être plus productif, aménagez-vous des pauses pour repartir du bon pied. Qui plus est, en ne faisant pas ou peu de pauses, vous augmentez votre fatigue journalière, ce qui a un effet boule de neige sur votre vie : vous rentrez fatigué le soir, vous êtes stressé, vous dormez mal ce qui vous fatigue encore plus, vous êtes donc de moins en moins productif à mesure que les jours passent.

7. La loi de Fraisse (ou de la subjectivité du temps)

N’avez-vous jamais remarqué que le temps consacré à des activités passionnantes passe trop vite ? À l’inverse, que des activités déplaisantes semblent durer une éternité ? Nous considérons que l’attente est toujours trop longue et que le plaisir, lui, est toujours trop court. Cette loi de Fraisse vous invite à vous méfier de cette tendance spontanée a faire d’abord ce qu’il vous plaît plutôt que ce qui est important. Enfin, que l’estimation de la durée d’une tâche est concomitante à la passion qui vous anime avant de la réaliser. En conclusion, il est primordial de veiller à des paramètres objectifs pour estimer les temps auxquels vous référer pour les tâches que vous devrez accomplir.

8. La loi de Hofstadter (ou du glissement de planning)

La loi de Hofstadter est assez proche de la loi de Murphy et complète la loi de Parkinson, à ceci près qu’elle s’applique à votre planning. Cette loi empirique affirme qu”Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter.” Elle est particulièrement vraie (entre autres) dans les domaines informatiques et BTP : les délais sont sous-estimés, car ils sont produits par des personnes qui n’ont pas nécessairement l’expérience du terrain. Ensuite, parce que les collaborateurs ont tendance à vouloir satisfaire leur hiérarchie en leur faisant croire de la faisabilité de la tâche dans un temps imparti alors que c’est impossible. Sans oublier que pour satisfaire un client potentiel, on minimise les coûts et les temps. Au final, le projet finit toujours par sortir du sentier, provoquant un glissement de planning et un surcoût en temps et en hommes. Le cycle de vie d’un projet commençant souvent par l’euphorie et finissant par une chasse aux sorcières.

Cette loi vous apprend plusieurs choses : ne prenez pas pour argent comptant les temps donnés, surtout venant de personnes que vous ne connaissez pas ; Apprenez à regarder votre planning de près comme de loin ; Ne vous avancez pas si vous n’êtes pas absolument sûr de pouvoir fournir ; Enfin, ne faites pas une confiance aveugle à votre équipe si vous avez des doutes sur la faisabilité d’une tâche en un temps donné et que l’on vous répond “Aucun problème”. Prévoyez toujours une marge.

9. La loi de Confucius (ou l’expérience ne fait pas tout)

La loi de Confucius dit que “L’expérience ne sert qu’à répéter les mêmes erreurs mais plus rapidement”. Comment analyser cette phrase ? Il s’agit ici de comprendre que l’expérience n’est pas forcément une bonne chose et qu’une personne novice ne sera pas moins bonne qu’une personne expérimentée. Lorsque nous réussissons quelque-chose, nous avons souvent tendance à vouloir répéter le processus qui a permis de l’accomplir avec succès. Pourtant, chaque situation nécessite un nouveau point de vue. Ce n’est pas parce que ça marche comme ça ici, que ça marchera comme ça partout. C’est la raison pour laquelle des personnes surdiplômées ont tendance à répéter les schémas qu’ils ont vu à l’école et stagnent, tandis que d’autres, armés d’une vision innovante et adeptes de la troisième voie, cassent les codes et réussissent. Cette loi se doit de vous apprendre à inclure des personnes débutantes dans vos réunions et à les laisser parler. L’expérience, les idées et les solutions se partagent dans les deux sens. Vous apprendrez d’eux autant qu’ils apprennent de vous.

10. La loi de l’Ecclésiaste (ou chaque chose en son temps)

Cette loi est une référence à l’Ancien Testament où il y est dit qu’“Il y a un temps pour tout, un temps pour toute chose sous les cieux”. Apprenez ou faites apprendre à votre équipe à s’organiser et à ne faire qu’une seule chose à la fois. Le multitâche est ici la cible de tous les reproches. À vous consacrer à plusieurs activités, il y a un risque de ne rien terminer ; Chaque tâche a une heure et un temps donné, il ne sert à rien de faire quelque-chose à un moment qui n’est pas le plus propice ; Enfin, vous ne pourrez indéfiniment vous consacrer à la même tâche.

11. En conclusion

Pour conclure notre article, nous espérons que ces quelques lois et techniques de management vous auront, sinon appris des choses, au moins rappelé qu’il faut être très attentif au bien-être de son équipe et de ses collègues. Diriger, c’est avoir une main de fer dans un gant de velours. Avoir du leadership, c’est inspirer les autres, leur montrer de l’importance, prendre en compte leurs idées dans vos prises de position et les protéger des nuisances extérieures. Encore aujourd’hui, beaucoup trop de manager se comportent en tyran. Ils ne prennent pas conscience de la pression qu’ils créaient et des conséquences désastreuses que cela a pour l’entreprise. Ne tombez pas dans ce piège.

“Great Leaders are teachers not tyrants.
They help their followers see and understand more.
They inspire them to become more and motivate them to do more.”
– Michael Josephson